まずはこれだけおさえれば大丈夫!ビジネスメールの基本のキホン|インターンシップJAPAN

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  • 2014-04-23 20:00:00
  • インターン
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まずはこれだけおさえれば大丈夫!ビジネスメールの基本のキホン

「メール1本で、その人の仕事の進め方はもちろん、常識やセンスの有無まで伝わる」と言われるほど、ビジネスにおいて重要なコミュニケーションツールであるビジネスメール。

インターンを始めると、社内の連絡メールや社外の人とのアポイント設定の連絡など、様々な場面でメールをする機会があると思います。

今回は、これからインターンを始めたい人に向けて、ビジネスメールの基本を集めました。
まずはこれらを覚えて、デキるインターン生になりましょう!

ビジネスメールのキホンの形はこれ


ビジネスメールの基本的な形式は下記のようなものです。
これを参考にビジネスメールpoint5つを紹介します!

«point1»
株式会社◯◯
営業部 ◇◇◇◇様

«point2»
いつもお世話になっております。
株式会社△△の◎◎花子です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、
誠にありがとうございました。

«point3»
貴社のお役に立てるよう全力で取りんでまいります。

また、何かご不明点がございましたら、
いつでもご連絡くださいませ。

«point4»
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
----------------------------------------------------
«point5»
株式会社◇◇ ◯◯部
△△太郎
住所:〒123-4567 東京都◯◯区◯◯町1-2-3
TEL:03-1234-5678 / FAX:03-1234-5679
Mail:abcdefg@***.co.jp
URL:http://www.*****.com/
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point1:最初に宛名を書く


最初に宛名を書くのがビジネスメールでは基本です。書くことは「会社名・部署名・名前+様」。
宛名を書くことで迷惑メールなどと勘違いされる恐れもなくなりますし、自分に届いているということがわかればしっかり読もうと思ってもらえます。

point2:必ず挨拶!


日常でも挨拶は大事ですよね。メールでも最初に挨拶の言葉を入れましょう。
ビジネスの世界で一般的に使われているのは、「お世話になっております」です。
初めての連絡する人には、「お世話になります」や「初めて連絡させていただきます」なども良いでしょう。自分の社名と名前を名乗るのも忘れずに!

point3:書き言葉は「貴社」、話し言葉は「御社」


相手の企業のことを言うときに使う言葉、「御社(おんしゃ)」。
就活でも使うので聞いたことがある人もいるかと思いますが、書くときと話すときで表現が違うことを知っていますか?
メールや文章など書くときは「貴社(きしゃ)」、打ち合わせや電話など話すときは「御社」と言います。
ちなみに、自分の会社は「弊社(へいしゃ)」と言うのであわせて覚えておくといいでしょう。

point4:最後も必ず挨拶


メールの最初に挨拶を入れたのと同じように、最後も挨拶の言葉をいれます。
一般的なのは「よろしくお願いします」や「何卒、よろしくお願い致します」など。送る相手やメールの内容によって最後の言葉も変わってくると思うので、もっと知りたいかたはぜひ調べてみてください。

point5:署名は設定しておく


署名は名刺と同じで自分の所属を明らかにするためのものです。インターンの勤務が始まったら、上司や先輩に署名のテンプレートがないか問い合わせてみると良いでしょう。書く内容は「社名・名前・アドレス・電話番号」など。名前が難しい場合はふりがなをつけることもあります。

さいごに


今回紹介したものは、学生のうちに覚えておけばずっと使える基本のマナーです。
まずはこれを覚えて、デキるインターン生の一歩を踏み出して下さいね!

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